En XEON Consulting acompañamos a empresas técnicas y de servicios a modernizar sus procesos y aumentar su capacidad operativa mediante soluciones digitales personalizadas. En esta ocasión, presentamos el caso de una empresa dedicada a la cerrajería y sistemas de seguridad, que ha transformado su gestión comercial, operativa y administrativa a través de la implementación y personalización de un CRM adaptado a sus necesidades.
El Cliente
Nuestro cliente es una empresa con amplia experiencia en servicios de cerrajería, instalación de cerraduras electrónicas, controles de acceso y sistemas de seguridad para particulares, empresas y comunidades. Su equipo técnico altamente especializado ofrece soluciones personalizadas, pero enfrentaban retos en la organización y control de sus operaciones diarias.
El Desafío
La empresa necesitaba digitalizar y automatizar la gestión de sus servicios para resolver problemas como:
- Seguimiento desorganizado de presupuestos y trabajos.
- Dificultad para coordinar al equipo técnico en tiempo real.
- Gestión manual de facturación y cobros, con altos riesgos de error.
- Falta de trazabilidad sobre el estado de cada instalación o mantenimiento.
- Necesidad de almacenar información técnica sobre instalaciones y accesos de forma segura y consultable.
Solución Propuesta
Implementamos y personalizamos un Software de Ventas (CRM) que sirviera como plataforma integral para gestionar desde la captación del cliente hasta la facturación final del servicio. El proceso incluyó:
1. Implantación del CRM
- Configuración del sistema en la nube con acceso para técnicos y administración.
- Carga y organización inicial de base de datos de clientes y proyectos.
2. Personalización según la operativa del sector
- Gestión de Intervenciones: Se adaptaron flujos para gestionar servicios urgentes (aperturas de puertas, reemplazo de cerraduras) y servicios programados (instalaciones de sistemas de acceso).
- Presupuestos Técnicos: Plantillas con campos específicos para distintos tipos de intervenciones: cerraduras, videoporteros, controles biométricos, etc.
- Órdenes de trabajo digitales: Asignación automática de tareas al técnico disponible con checklist de materiales y tiempos.
- Facturación automática: Desde la finalización del trabajo, se genera automáticamente la factura con todos los detalles del servicio.
- Historial de Seguridad: Registro detallado de todas las instalaciones por cliente, con acceso restringido según roles de usuario.
- Panel de Control por cliente: Visualización del estado de servicios, equipos instalados, mantenimientos pendientes y facturas emitidas.
3. Formación y soporte
- Capacitación para el personal técnico y administrativo.
- Manuales operativos adaptados a cada rol.
- Asistencia post-implantación para resolver dudas y garantizar el uso eficiente del sistema.
Resultados Obtenidos
Optimización del tiempo de gestión operativa en más de un 40%.
Reducción de errores humanos en presupuestos y facturación gracias a la automatización.
Seguimiento en tiempo real del estado de cada servicio e intervención.
Mejor coordinación del equipo técnico, incluso en servicios urgentes.
Incremento en la satisfacción del cliente final por la rapidez de respuesta y la mejora en la comunicación.
Mayor seguridad en el almacenamiento de datos sensibles relacionados con accesos e instalaciones.
Conclusión
Este caso refleja cómo la correcta personalización de un software CRM permite a empresas del sector de la cerrajería y seguridad no solo optimizar sus procesos, sino profesionalizar su gestión para ofrecer un servicio más ágil, eficiente y seguro.
En XEON Consulting, nuestro objetivo no es solo implantar software, sino transformar la manera en que nuestros clientes trabajan, ofreciéndoles herramientas que se adapten a su realidad.
¿Te gustaría digitalizar tu empresa de servicios técnicos? Hablemos y crearemos la solución a tu medida.